秘書検定2級の「必要とされる資質」から「上司への進言と機転」の 25 問です。登録なしでこのページのまま解けます。選択肢を選んでから「正解と解説を見る」を開くと、正解・なぜその答えか・ほかの選択肢がなぜ違うかを確認できます。
第 1 問上司が来客対応をしている最中に、別の重要な取引先から事前の連絡もなく「至急お会いしたい」との訪問があった。この場合、秘書がとるべき最も適切な対応はどれか。
- A「ただいま来客中で対応できませんので、後日改めてお越しください」と伝えて断る
- B上司が応対している部屋に入り、声をかけて状況を直接伝える
- C先に応接中の来客に対して、席を外していただくようお願いする
- D上司の代わりに、来客対応に慣れている秘書である自分がその場で応対に当たる
- E応接室へご案内してお待ちいただき、メモを用いて上司に状況を知らせる
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正解: E
正解はE（別室に案内して待ってもらい、メモで上司に状況を伝えるのが適切）です。別室に案内して待機してもらい、メモで状況を伝える対応は、応対中の来客への配慮と上司への的確な情報伝達を両立させるからです。
ワンポイント: 会議や来客中の上司に割り込むときは声をかけず、メモで伝えるのが基本です。
詳細解説:
来客が重なった場合、秘書がまず考えるべきは、いま対応している来客に失礼のないようにすることと、新たに訪れた相手にも配慮することの両立です。応接室などの別室に案内して待ってもらえば、新たな来客を無下に扱わずに済みます。その一方で、対応中の来客との会話に口頭で割り込むと、その場の空気を乱し相手に失礼になるため、状況はメモに書いて差し入れる形で伝えます。
判断材料をメモという形で渡すことで、上司は今の来客との関係や案件の緊急度を踏まえて、自分で対応の順番や方法を決めることができます。秘書が独断で来客を帰らせたり、対応中の相手に退席を求めたりすることは、いずれも上司の判断機会を奪い、取引先との関係にも悪影響を及ぼしかねない行動です。また、取引先との面談は上司本来の仕事であり、秘書が上司に代わってその場で応対に当たることは、秘書の職務の範囲を越えます。
第 2 問上司のもとに講演の依頼が来たが、その時期はほかの予定が重なっていて余裕がない状態である。秘書としてどのように進言するのが最も適切か。
- A講演の依頼が来たことを、上司の手が空くまで伝えずにおく
- B「講演の依頼が来ていますが、お受けになりますか」とだけ尋ねる
- C予定表を見せ「この週は予定が重なっていますが、いかがなさいますか」と材料を示す
- D「お忙しい時期ですので、お断りになった方がよいかと存じます」とはっきり助言する
- E上司に一言も断ることなく、講演の依頼を秘書自身の判断で辞退してしまう
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正解: C
正解はC（予定表という客観的な資料を示して状況を伝え、引き受けるかどうかの判断は上司に委ねる進言が正解）です。上司が持つ予定に関する客観的な事実を分かりやすく示し、講演を引き受けるかどうかの最終判断を上司自身に委ねる進言だからです。
ワンポイント: 秘書は判断を代行せず、判断材料を提示する役割に徹することがポイントです。
詳細解説:
秘書は上司の代わりに意思決定を行う立場にはなく、上司が正しく判断できるよう必要な情報を整理して提示する役割を担っている。講演の依頼を受けた時期にほかの予定が重なっていて余裕がない場合、秘書が「断った方がよい」と直接的に助言したり、上司に断りなく講演を辞退したりすることは、本来上司が行うべき意思決定に秘書が踏み込むことになり、立場を越えた行為となる。また、講演の依頼が来たという事実を上司の手が空くまで秘書の判断で伝えずにおくことも、判断の機会を先延ばしにしてしまい、進言としては不十分である。他方で、単に「受けますか」とだけ尋ねても、上司は状況を把握できず適切な判断が難しい。
そこで、予定表という具体的で客観的な資料を示しながら、その週の予定が立て込んでいる事実を伝え、そのうえでどうするかを尋ねる形をとれば、上司は自分の予定を確認しながら講演を引き受けるかどうかを自分の意思で判断できる。このように、事実に基づく資料を添えて判断を仰ぐ進め方が、秘書に求められる進言の型である。
第 3 問上司が会議の場で説明した企画案の内容が、手元の市場データと食い違っていることに秘書が気づいた。この状況で秘書がとるべき最も適切な行動はどれか。
- A会議が終わった後、上司と二人になった際に資料を示しながら確認を促す
- B上司の考えを優先し、食い違いに気づいても指摘せずそのままにしておく
- C秘書の判断で会議資料の数値を訂正し、上司に黙って差し替える
- D会議が進行している最中に矛盾を指摘し、正しい数値をその場で伝える
- E他の秘書に声をかけ、上司への伝え方をどうするか一緒に考えてもらう
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正解: A
正解はA（会議後に上司と二人になった際、資料を示しながら本人に確認を促す）です。会議の場ではなく、上司と二人になれる機会を選んで資料を示しながら確認を促すことが、上司の立場を守りながら誤りに気づいてもらう最も適切な対応だからです。
ワンポイント: 公の場での指摘は避け、二人だけの場でデータを示して本人に判断を促すのが基本です。
詳細解説:
秘書は上司の補佐役であり、上司の意思決定そのものを代行したり公の場で上司の誤りを正面から正すことは、秘書の職務の範囲を超える行為である。会議のような複数の関係者がいる公的な場で上司の説明内容を訂正すると、上司の立場や信用を損ないかねない。一方で、事実と異なる情報がそのまま進行してしまうと、企画の実行段階で問題が生じる恐れがある。
そこで秘書に求められるのは、会議という公の場を避け、上司と二人だけになれる機会を選び、根拠となる資料を示しながら本人に気づいてもらう形で確認を促すという対応である。この方法であれば、上司の面目を保ちながら誤りを修正する機会を与えることができ、秘書としての補佐の役割を適切に果たすことになる。
第 4 問急ぎで上司に届けなければならない書類を持って社内を移動している途中、別の部署の部長に「少し話があるのだが」と呼び止められた。このとき秘書としてどう対応するのが最も適切か。
- A近くにいた社員に書類を預けてしまい、部長の話を聞くことにする
- B「ただいま急ぎの用件がございますので、後ほど伺わせてください」と丁重に断る
- C書類を届ける用事は後にして、部長の話に付き合うことにする
- D「今は急ぎますので」とだけ言い、返事を待たずにその場を離れる
- E会話を交わすことなく、そのまま部長の前を通り過ぎてしまう
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正解: B
正解はB（急ぎの用件があることを丁寧に伝え、後で改めて伺う旨を述べて断る）です。急ぎの用件があることを丁寧に伝え、後で改めて伺うと申し出ることが、書類を優先しつつ相手への配慮も示す適切な対応だからです。
ワンポイント: 急用を抱えているときは、相手の話を無視せず、丁寧な言葉で事情を説明してから優先すべき業務に戻るという姿勢を覚えておきましょう。
詳細解説:
秘書は上司への取り次ぎや書類の受け渡しなど、時間の制約がある業務を数多く抱えています。移動の途中で他部署の役職者に呼び止められた場合も、いま抱えている用件が急を要するものであれば、それを理由に丁寧な言葉で断り、対応できる時間になってから改めて伺う旨を伝えるのが適切です。これは、相手の立場や気持ちを尊重しながらも、優先すべき業務を後回しにしないという判断に基づいています。
重要な書類を他の社員に預けてしまうと、届け先や内容の管理が自分の手を離れることになり、機密性の高い書類ほど扱いに注意が必要です。また、声をかけてきた相手を無視して通り過ぎる行為は、社内での信頼関係を損ないます。さらに、「今は急ぎますので」とだけ言い、改めて伺う旨を伝えないまま、相手の返事も待たずにその場を離れることも、言葉が足りず配慮に欠ける対応です。急用を抱えながらも礼を尽くして事情を伝える対応力が、秘書としての評価につながります。
第 5 問上司から「この報告書の内容に問題がないか確かめてほしい」と頼まれた。秘書としてとるべき最も適切な対応はどれか。
- A報告書の内容を、上司に確認を取ることもなく自分の判断だけで一から全部書き直してしまう
- B別の部署の担当者にお願いして、報告書の内容を見てもらうことにする
- C報告書の結論や方針の是非について、秘書自身の意見を述べて修正を求める
- D数値の食い違いや表記統一、誤字脱字を確認し、気づいた点をメモにして伝える
- E「そのような確認をするのは私の役目ではありません」とお断りする
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正解: D
正解はD（データの整合性・表記統一・誤字脱字など秘書が確認できる範囲を丁寧に点検し、気になる点をメモにまとめて報告する対応が正解）です。内容の是非は上司が判断するものなので、秘書は形式面を丁寧に点検し、見つけた点を分かりやすく伝えるのが適切だからです。
ワンポイント: 内容の是非には踏み込まず、形式面を中心に点検します。気づいた点はメモにすると上司が確認しやすくなります。
詳細解説:
上司から報告書の確認を頼まれたとき、秘書に求められるのは専門的な内容の良しあしを判断することではない。秘書の立場で確かめられる範囲を丁寧に点検することである。具体的には、本文と表の数値が合っているか、合計や前年との比較に食い違いがないかを見る。あわせて、同じ用語や単位、日付の書き方がそろっているか、誤字や脱字がないかも確かめる。内容に疑問を感じた箇所があれば、秘書が書き換えるのではなく、気づいた点として上司に伝え、直すかどうかは上司に判断してもらう。
報告書の作成責任は上司にあるからである。気づいた点は、ページや行を添えてメモに整理しておくとよい。上司は該当箇所をすぐに確かめられ、修正の要否も判断しやすくなる。確認できる範囲を丁寧に点検し、結果を分かりやすくまとめて伝えることが、秘書の適切な対応である。
第 6 問上司が進行している会議の最中に、使用していたプロジェクターが突然作動しなくなった。このとき秘書がとるべき最も適切な対応はどれか。
- A出席者に対して「故障は予想しておりませんでした」とお詫びする
- B上司に、新しいプロジェクターを購入してはどうかと提案する
- C秘書の判断で会議の中止を出席者に伝える
- D会議進行をいったん中断してはどうかと提案する
- E予備機材を急いで手配しつつ、配布資料での進行を提案する
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正解: E
正解はE（予備機材を素早く手配しつつ、配布資料での進行を提案するのが適切）です。代わりの機材を用意する動きと、会議を止めない提案を同時に進めれば、会議が止まる時間を最小限にできるからです。
ワンポイント: 機器トラブルでは、代わりの機材の手配と、今ある物で進める案の提示を同時に行うのが基本です。
詳細解説:
会議中に機材が使えなくなったとき、秘書がまず考えるべきなのは、出席者の時間を無駄にせず会議を続けられるようにすることです。そのための具体策は二つあります。一つは、予備のプロジェクターやノートパソコンなど、代わりの機材をすぐに手配することです。もう一つは、機材がそろうまでの間、手元の配布資料を使って議事を進めてはどうかと上司に提案することです。
この二つを並行して進めれば、機材が間に合えばすぐに元の進め方に戻せ、間に合わなくても会議は止まりません。進め方を最終的に決めるのは会議を進行している上司なので、秘書は自分の判断で進め方を変えず、選べる案を上司に示す形をとります。あわせて、出席者には不便をかけていることを短い言葉でわびておくと、その場も落ち着きます。
第 7 問上司はこれから取引先との交渉に臨むが、これまでの経緯からすると、不利な条件を受け入れてしまうのではないかと秘書は気にかかっている。秘書として最も適切な対応はどれか。
- A上司の交渉相手である取引先に対し、秘書が直接「条件が厳しいのではないか」と伝える。
- B秘書が上司に対し、その条件は受け入れるべきではないと進言する。
- C上司を飛び越え、営業部長にこの件を報告して交渉への介入を依頼する。
- D交渉前に関連データや過去の取引条件をまとめた資料を用意し、上司が判断しやすいよう情報を提供する。
- Eこれは上司自身が判断すべきことなので、秘書としては特に何も言わずにおく。
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正解: D
正解はD（交渉に入る前に関連データや過去の取引条件をまとめた資料を用意し、上司が自分で判断できるよう情報面で支える。）です。上司が交渉の場で判断を誤らないよう、事前に必要な情報をそろえて渡しておくことが、秘書に求められる支え方だからです。
ワンポイント: 秘書は交渉そのものには関わらず、判断の材料をあらかじめ整えておくという一歩手前の支援に徹します。
詳細解説:
秘書検定における秘書は、上司の業務を代行したり意思決定そのものに関与したりする立場ではなく、上司が仕事を進めやすいよう間接的に支える「間接補佐」の役割を担う。交渉の是非や条件の可否といった判断は上司の職務権限に属し、秘書が取引先に直接意見を伝えたり、上司より上位の役職者に介入を依頼したりすることは、本来の指揮系統を乱す越権行為にあたるとされる。
一方で、判断に必要な材料をそろえて渡すことは、秘書の情報収集・整理という職務の範囲内であり、越権にはあたらない。交渉に入る前の段階で、関連データや過去の取引条件をまとめておけば、上司はそれをもとに自分自身で判断を下せる。結論を示さず、材料だけを整えて委ねるという姿勢が、秘書に求められる補佐のあり方である。
第 8 問上司が感情的になり、部下から出た提案をその場できっぱりと退けてしまった。秘書はその様子を近くで見ていた。秘書として最も適切な対応はどれか。
- A秘書がその部下に対し、提案をどう直せば良いか具体的に助言する。
- B上司が落ち着いた頃を見て、「先ほどの○○さんの件ですが、改めてお時間をお取りしましょうか」と持ちかける。
- C秘書が上司に対して、「先ほどの対応はよくなかったと思います」と直接指摘する。
- D動揺している様子のその部下に、「あまり気にしなくて大丈夫ですよ」と声をかけて慰める。
- E上司と部下の間にあったこのやり取りについて、人事部に一部始終を報告する。
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正解: B
正解はB（上司が落ち着いてから、先ほどの部下との件について改めて話す時間を取ることを持ちかけ、関係を修復する機会を作る。）です。気まずくなった場の空気が落ち着くのを待ってから、当人同士が改めて話せる時間を設けられないか働きかけることが、秘書に求められる配慮だからです。
ワンポイント: 秘書は部下への指導の中身には立ち入らず、話し合いの機会を整えるところまでを引き受けます。
詳細解説:
秘書検定が想定する秘書は、上司の部下への接し方や指導の中身に立ち入らない「間接補佐」の立場にある。上司の部下に指示を出したり、対応の是非を上司本人に直接批判したりすることは、指揮系統を越えた行為として避けるべきとされる。今回の場面で秘書ができるのは、感情的なやり取りの直後を避け、当人同士が落ち着いて話せる時間をあらためて設けられないか、上司に持ちかけることである。
ここで示しているのは「話す機会を作りましょうか」という提案であって、部下への対応の内容そのものに踏み込む発言ではない。判断や指導は引き続き上司に委ねられており、秘書は環境を整える役割にとどまっている。このように、機会を用意するところまでを引き受け、中身には触れない距離の取り方が、秘書としての適切な対応になる。
第 9 問接待用のゴルフコンペを予定している当日、急な大雨により開催が難しくなる可能性が出てきた。このとき秘書がとるべき最も適切な対応はどれか。
- A上司の意向を確認しながら、室内での会食など代わりの案も用意しておく
- B天気予報を確認したうえで、秘書自身の判断で中止を決めてしまう
- Cゴルフ場の担当者に連絡し、開催するかどうかの判断をそのまま先方に委ねる
- D取引先に直接連絡を入れ、天候を理由に中止にしてはどうかと提案する
- E上司に状況を報告するだけにとどめ、指示があるまで何もしない
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正解: A
正解はA（上司の判断を仰ぎつつ、室内での会食など代替プランを準備しておくのが適切）です。上司の判断を仰ぎながら代わりの案を準備しておく対応は、接待という上司の判断事項を尊重しつつ迅速な切り替えを可能にするからです。
ワンポイント: 接待の中止・変更は上司の判断事項であり、秘書の役割は判断材料と代替案をそろえておくことです。
詳細解説:
接待の開催・中止は、取引先との関係や商談の進み具合を踏まえた経営的な判断であり、本来上司が下すべき事柄です。秘書が天気予報だけを根拠に自分の判断で中止を決めたり、取引先へ直接中止を持ちかけたりすることは、上司の判断権限を飛び越える行為になり、思わぬ形で先方との関係を損ねる恐れもあります。一方で、悪天候という状況変化に対して何もせず上司の指示を待つだけでは、対応が後手に回ってしまいます。
そこで秘書としては、上司に状況を伝えて意向を確認する動きと並行して、室内での会食など切り替え可能な代替プランをあらかじめ用意しておくことが求められます。判断は上司に委ねつつ、選択肢はすぐに提示できる状態にしておくという姿勢が、実務における適切な補佐のあり方です。
第 10 問上司が来客の応対をしている最中に、社内の別の社員から「至急、上司の印鑑が必要だ」と頼まれた。このとき、秘書としてどのように対応するのが最も適切か。
- A書類の緊急度を確かめ、急ぎならメモで上司に伝え、急ぎでなければ来客後に対応する
- B上司の了承を得ないまま、秘書自身の判断だけでハンコを押してしまう
- C上司にではなく、たまたま近くにいた別の役職者のハンコで済ませてしまう
- D上司の印鑑の保管場所をその社員に伝え、自分で押してもらうよう頼む
- E来客の応対中でもすぐに上司に声をかけ、その場で押印してもらう
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正解: A
正解はA（書類の内容と緊急度を確認し、急ぎならメモで上司に伝え、急ぎでなければ来客後の対応を依頼者に伝える）です。急ぐかどうかで上司に伝える時期を変えれば、来客の応対を妨げずに社内の業務も止めずに済むからです。
ワンポイント: 来客中の上司への取り次ぎは、まず急ぎかどうかを確かめ、急ぐときだけメモで伝えます。
詳細解説:
社内から上司の押印を急ぎで頼まれたときは、まず依頼してきた社員に、書類の内容と、いつまでに押印が必要なのかを尋ねます。本当に急ぐものであれば、来客との話を妨げないよう「〇〇部の△△さんから、至急押印をお願いしたい書類が届いています」などと簡潔に書いたメモを上司に渡し、指示を受けます。上司はメモを見て、その場で押印するか、来客が帰ってから対応するかを自分で決められます。
急ぎでないと分かった場合は、来客の応対が終わってから上司に取り次ぐと依頼した社員に伝え、書類を預かっておくか、改めて持ってきてもらうかを決めておきます。押印は、上司が書類の内容を認めたことを示すものです。上司の了承がないまま秘書や別の役職者が押すことはできません。急ぐかどうかを確かめてから伝える時期を選べば、来客にも社内の依頼者にも迷惑をかけずに済みます。
第 11 問上司が来期の予算案を作成しているが、例年に比べてかなりの増額になっている内容だと秘書は気づいた。秘書として最も適切な対応はどれか。
- Aこの件について上司には知らせず、経理部の担当者にこっそり相談してみる。
- B前年度の予算実績と会社全体の方針をまとめた資料をそろえ、「ご参考までに」と上司に渡す。
- C秘書が独自の判断で予算案の数字を修正し、上司に渡す。
- D秘書は自分の考えに基づいて、上司に対して「予算は明らかに多すぎるので減らすべきです」とはっきり言う。
- E来期の予算をどう組むかは上司が決めることなので、秘書としては特に何も言わずにおく。
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正解: B
正解はB（前年度の予算実績と会社全体の方針をまとめた資料をそろえ、「ご参考までに」と上司に渡す。）です。前年度の実績や会社の方針という客観的な材料を整えて渡すことで、増額の是非についての判断を上司自身に委ねる形になっているからです。
ワンポイント: 秘書は「減らすべき」という意見は述べず、判断の土台となる資料をそろえて渡すところまでを役割とします。
詳細解説:
予算をどのように組むかは上司の職務上の判断事項であり、秘書がその内容の是非に意見を述べることは、上司の判断領域に踏み込む行為として避けるべきとされる。一方で、判断のもとになる客観的な資料をそろえて渡すことは、秘書の情報管理・資料整備という職務の範囲に含まれる。前年度の予算実績や今期の会社全体の方針をまとめておき、「ご参考までに」と添えて渡すやり方は、増額の是非について何も述べておらず、判断はあくまで上司自身に委ねられている。
数字を整理し、直近の会社方針という材料をそろえて手元に用意しておくことで、上司は限られた時間の中でも根拠を踏まえた判断がしやすくなる。意見は言わず、材料だけを整えて渡すという姿勢が、秘書に求められる補佐の形である。
第 12 問上司が大事な電話で話している最中に、突然、火災報知器が鳴り出した。秘書としてどのように対応するのが最も適切か。
- A周囲に何も伝えないまま、秘書一人だけを優先して先に避難してしまう
- B誤報である可能性も考えられるので、しばらく様子を見ることにする
- C上司が電話をしている最中に、その通話を秘書の一存で切ってしまう
- D火災報知器の音を止めようとして、上司のそばを離れてしまう
- E上司にメモで状況を伝え、避難すべきかどうかを上司自身が判断できるように材料を渡す
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正解: E
正解はE（上司にメモで状況を伝え、避難の必要性を判断できるよう情報を提供する）です。メモなら通話を妨げずに危険をすぐ知らせることができ、上司は必要な情報をもとに次の行動を決められるからです。
ワンポイント: 火災報知器が鳴ったら、誤報だと決めつけず、分かっている事実をすぐメモで上司に届けます。
詳細解説:
火災報知器が鳴ったときは、実際に火災が起きているおそれがあるので、誤報かもしれないと考えて待つことはしません。上司が大事な電話の最中でも、秘書は館内放送の内容や周囲の様子など、分かっている事実を手短にメモに書いて上司に渡します。電話を続けるか、相手に事情を話していったん切るか、すぐに避難するかは、電話の相手や話の中身を知っている上司が決めます。
メモで伝えれば通話を妨げずに危険を知らせられるので、上司は相手に断りを入れてから行動に移れます。館内放送などで避難の指示が出ているときは、そのこともメモに書き添えます。あわせて、上司がすぐ動けるよう、避難経路の確認や持ち出す物の準備を進めておきます。緊急時の秘書の役目は、上司が素早く判断できるよう、正確な情報をすぐに届けることです。
第 13 問上司が、社内で示されているコスト削減の方針にそぐわない可能性のある高額な備品を購入しようとしている。このとき秘書がとるべき最も適切な行動はどれか。
- A「コスト削減方針が出ていますが、経理部へ事前確認は必要でしょうか」と尋ねる
- B上司に対して「それは認められません」とその場ではっきり断りを入れる
- C購入の手続きが終わった後で、方針があったことを上司に伝える
- D経理部の方に直接掛け合って、この購入を思いとどまらせてもらうよう依頼する
- E上司が決めたことだからと、特に何も言わず購入の手続きをそのまま進めてしまう
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正解: A
正解はA（方針が存在する事実を伝えたうえで経理部への事前確認の要否を尋ね、判断は上司に委ねる対応が正解）です。社内の方針が存在する事実を伝えたうえで、経理部への確認が必要かどうかを尋ね、最終的な判断を上司に委ねる対応が正しいからです。
ワンポイント: 気づいた点は指摘ではなく問いかけの形で伝え、決定権は常に上司に残すのが秘書の基本姿勢です。
詳細解説:
秘書の役割は、上司に代わって判断を下すことではなく、上司が的確な判断を行うために必要な情報を過不足なく提供することにある。社内でコスト削減の方針が示されている状況で、それに反する可能性のある支出を目にした場合、秘書がその場で購入を止めさせたり、経理部などの他部署に直接働きかけたりすることは、本来上司が持つ決定権を秘書が代わりに行使することになり、立場を越えた行為となる。一方で、気づいた点をそのまま黙って見過ごせば、方針に反する支出が実行され、会社に不利益が生じるおそれがある。また、購入の手続きが終わった後になってから方針があったことを伝えても、その時点ではすでに支出が実行されており、進言としての意味を失ってしまう。
そこで、まず社内の方針が存在するという事実を丁寧に伝えたうえで、経理部への確認が必要かどうかを問いかける形をとれば、上司に対して角を立てずに注意を促しながら、最終的な判断は上司自身に委ねることができる。このように、情報の提示と確認の問いかけを組み合わせて進言することが、秘書の職務として求められる基本的な姿勢である。
第 14 問外出中の上司から「至急、○○の資料をFAXしてほしい」と電話があったが、該当する資料がどこにあるか分からない。このとき最も適切な対応はどれか。
- A資料の特徴を尋ねながら探し、代替の手段も考えたうえで折り返すと伝える
- B「探しましたが見当たりません」とだけ答えて、電話を切ってしまう
- C資料の特徴を確認せずに、目についた書類を選んでFAXしてしまう
- D見つかるまで探し続けることにして、上司には何も連絡しないでおく
- E上司の依頼をそのまま他の社員に探すよう頼んで、自分はそのまま別の業務を続ける
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正解: A
正解はA（資料の特徴を確認して探しながら代替手段も検討し、折り返す旨を伝えるのが適切）です。資料の特徴を確認しながら探し、代替策も考えたうえで折り返すと伝える対応は、上司の急ぎの要望に誠実かつ実務的に応えるものだからです。
ワンポイント: 「わかりません」で終わらせず、探索・代替案の検討・連絡の三つをひとつの動きとして行うのが基本です。
詳細解説:
外出中の上司から至急の依頼を受けたとき、その場で「ありません」とだけ答えるのは、依頼を投げ返しているだけで問題の解決になっていません。求められているのは、日付や作成者、保管場所の心当たりといった手がかりを確認しながら実際に探す行動と、もし見つからなかった場合の代わりの手段(過去のメールを探す、担当部署に問い合わせるなど)をあわせて考えることです。反対に、資料の特徴を確認しないまま目についた書類を選んでFAXすることも、誤った資料を送ってしまう恐れがあり、慎重さを欠く対応です。
そのうえで、結果が出るまで上司を待たせきりにせず、一度折り返す旨を伝えておけば、上司は次の行動の見通しを立てやすくなります。連絡をせずに探し続けることも、上司に不安を与える点で適切とはいえません。急ぎの依頼ほど、状況をこまめに共有しながら対応を進める姿勢が求められます。
第 15 問取引先へ送るお詫び状の文面をどうまとめるか、上司が思い悩んでいる。秘書としての対応として最も適切なものはどれか。
- A「この件については、法務部に相談して任せてはいかがでしょうか」と上司に持ちかける
- Bお詫び状の文面を秘書が独断で仕上げ、上司の確認を経ないまま先方に送ってしまう
- C電話で口頭のお詫びを済ませたため、お詫び状の作成は省略してよいと判断する
- Dこれまでに扱った似た事例を参考として集め、文案を作り、上司の確認を得る
- Eインターネットで見つけた例文をそのまま、確認もせずに上司へ渡す
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正解: D
正解はD（過去の類似事例を参考資料として文案を作り、上司の確認を得る）です。上司名義で先方に届く文書は、内容の責任が最終的に上司にあるため、秘書が案を用意しても必ず上司自身の目で確認してもらう手順が欠かせないからです。
ワンポイント: 秘書が作るのは「文案」まで、「確定」させるのは上司、という線引きを押さえておく。
詳細解説:
お詫び状は取引先との信頼関係に直結する文書であり、表現一つで相手の受け止め方が変わる。秘書検定の技能分野では、文書作成における秘書の役割は、上司の意向や社内の慣例に沿った文案をまとめて提示するところまでであり、最終的な内容の決定と責任は文書の名義人である上司にあるとされる。過去に扱った類似の案件のお詫び状を参考資料として集めておけば、表現や構成の目安が示せるうえ、社内での過去の対応との整合性も保ちやすい。
そのうえで文案を作成し、必ず上司の確認を経てから発送することで、内容の質を保ちながら上司の責任のもとで文書を完成させる流れが成立する。秘書の判断だけで送付したり、出所の分からない例文をそのまま用いたりすることは、この確認という手順を欠く点で適切ではない。
第 16 問出張中の上司から「明日の会議資料をすぐに直してほしい」と電話があったが、その修正内容が以前受けていた指示と食い違っている。この場面で秘書が取るべき最も適切な対応はどれか。
- A両方の指示を折衷し、秘書の判断で資料を作り直してしまう
- B矛盾している点をメールで伝え、返信が来るまでは何もしない
- C上司以外の別の人に、どちらに従うべきか判断してもらう
- D以前の指示のほうが正しいと考え、今回の依頼には対応しない
- E出張先の上司に電話で食い違いを確認し、整理したうえで改めて指示を仰ぐ
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正解: E
正解はE（出張先の上司に電話で確認を取り、食い違いを整理したうえで改めて指示を仰ぐ）です。出張先の上司に電話で食い違いを確認し、整理したうえで改めて指示を仰ぐことが、至急の要請にも正確に応える最も確実な対応だからです。
ワンポイント: 指示が食い違うときは自己判断せず、指示の出し手本人に直接確認するのが基本です。
詳細解説:
上司からの指示内容が以前と食い違っている場合、秘書がどちらか一方を正しいと自己判断して資料を作成すると、上司の意図と異なる資料を関係者に提出してしまう危険がある。至急対応が求められている状況では、時間のかかる方法や返信を待つだけの受け身な対応も適さない。このため、出張先にいる上司へ直接電話をかけて食い違いの内容を伝え、どちらの指示に従うべきかをその場で確認することが最も確実である。
電話であれば、資料の作成に取りかかる前に上司本人の意図をその場で正確に把握でき、至急の要請にも間に合う形で対応できる。上司以外の判断に委ねたり自己判断で処理したりせず、指示の出し手である上司に直接確認を取る姿勢が、秘書としての適切な対応である。
第 17 問上司が社内の重要な会議でプレゼンテーションを担当することになった。事前に秘書が行う準備として最も適切なものはどれか。
- Aプレゼンテーションを上司の代わりに秘書自身が担当し、代役として臨む
- B上司が自分のやり方で進めるはずだと考え、秘書からは特に何も申し出ずそのままにしておく
- Cプレゼンの構成や話す内容について、秘書自身の判断で修正案を作成し提案する
- D出席が予定されている関係者一人ひとりのところへ、前もって自分から話を通しに回っておく
- E会議室の設備点検、配布資料の準備、出席者確認を行い、上司にリハーサルの時間を提案する
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正解: E
正解はE（会場設備・資料・出席者確認を整え、リハーサルの時間を提案する）です。会議を円滑に進めるための環境と資料をあらかじめ整え、上司が練習する時間を確保できるよう働きかけることが、秘書に求められる準備だからです。
ワンポイント: プレゼンの内容そのものではなく、実施環境を整えることが秘書の役割だと覚えておく。
詳細解説:
プレゼンテーションの成否は、話す内容や構成だけでなく、会場の機材が正しく動くか、資料が過不足なくそろっているか、出席者の人数や顔ぶれが把握できているかといった実務面の準備に大きく左右される。秘書検定で問われる秘書の職務知識では、上司が本来の業務、この場合はプレゼンテーションの内容そのものに集中できるよう、周辺の実務を整えることが期待されている。
会議室の設備点検や配布資料の準備、出席者の確認を済ませたうえで、当日慌てないよう事前にリハーサルの時間を取ってはどうかと上司に提案することは、内容には立ち入らずに成功を後押しする行動といえる。内容の代行や関係者への根回しは秘書の権限を超え、何もしないのは補佐の役目を果たしていないことになる。
第 18 問上司から「来客対応のマニュアルを一度見直してほしい」と頼まれた。秘書としての進め方として最も適切なのはどれか。
- Aマニュアルの見直しを別の部署の担当者に頼み、代わりに内容を確認してもらう
- B今のマニュアルの内容をすべて、自分ひとりの一存で大きく書き直してしまう
- C特に問題はないと判断し、見直しの依頼を受けたのに何も手を付けない
- D今のマニュアルの問題点を洗い出し、改善案を作ってから上司の承認を得て直す
- E見直しの作業をすべて、確認を取ることもなく後輩にそのまま任せてしまう
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正解: D
正解はD（現状の課題を整理し改善案を作成したうえで、上司の確認を得てから修正する。）です。見直しを頼まれたときは、まず現状の課題を整理して改善案をまとめ、上司の了承を得てから手を加えるのが適切な進め方だからです。
ワンポイント: 見直しは「現状把握」「改善案作成」「上司の承認」「修正」の順に進めます。
詳細解説:
来客対応のマニュアルは、社内の誰が応対しても同じ水準で客を迎えるための拠り所となる文書である。見直しを頼まれたら、まず今のマニュアルを読み込み、手順が実際の応対とずれている箇所や、分かりにくい表現、抜けている場面などを洗い出す。課題がはっきりすれば、どこをどう直すかという改善案を具体的にまとめられる。ただし、マニュアルの内容を最終的に決めるのは上司であり、秘書が案をそのまま反映させてよいわけではない。
改善案がまとまった段階で上司に見せて意見を聞き、了承を得てから修正に取りかかる。こうすれば上司の意向に沿った内容になり、修正の責任の所在もはっきりする。見直しを頼まれた秘書自身が課題の整理から修正までを担い、要所で上司の承認を得る。この進め方が、業務文書を見直す際の基本となる。
第 19 問上司が英文での返信メール作成に手間取っている様子がうかがえる。このとき秘書がとるべき対応として最も適切なものはどれか。
- A翻訳ソフトの使い方について、操作手順をひととおり説明する
- B「英語での返信はやはり苦手でいらっしゃいますか」と上司に尋ねる
- C「よろしければ英文の下書きを作成しましょうか」と申し出て、意図を確認する
- D上司に断りなく英文メールを作成し、そのまま送信してしまう
- E見て見ぬふりをして、特に声をかけずにそのまま様子を見る
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正解: C
正解はC（上司の意向を確認したうえで英文の下書きを用意すると申し出ることが適切）です。意向を確かめたうえで下書きを用意する申し出は、上司の面目を保ちながら実質的な助けになるからです。
ワンポイント: まず様子をうかがい、動く前に「お手伝いしましょうか」と一声かけるのが基本です。
詳細解説:
秘書の仕事は、上司の指示を待つだけでなく、困っている様子を察して先回りに動くことも含まれます。ただし、上司にも立場や好みがあり、何をどこまで任せたいかは人によって異なります。そのため、いきなり代行するのではなく、まず「下書きを用意しましょうか」と申し出て、上司がどこまで手伝ってほしいのかを確かめてから動くという順序が重要になります。この手順を踏むことで、上司は自分の意向を反映させたうえで秘書の力を借りることができ、結果として仕事の質も上司の安心感も高まります。
逆に、苦手かどうかを面と向かって尋ねる、あるいは断りなく代わりに送信してしまうといった行動は、相手の立場への配慮を欠き、信頼関係を損ねる可能性があります。意向確認を挟むという一手間が、秘書としての気配りの表れといえます。
第 20 問上司が誤字を含んだまま提案書を大切な取引先へ送ろうとしていることに秘書が気づいた。この場面で秘書が取るべき最も適切な対応はどれか。
- A秘書自身では対応せず、他の社員に内容の確認をお願いすることにする
- B「誤字がありますので、ご確認ください」とだけ簡潔に伝える
- C誤字に気づいた秘書自身の判断だけで、誤字の箇所を直してから上司に渡す
- D誤字の箇所に付箋を貼り、「ご確認いただけますか」と丁寧に伝える
- E気づいたが、上司の仕事なので何も言わずそのまま提出させる
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正解: D
正解はD（誤字の箇所に付箋を貼り、丁寧な言葉で確認を依頼する）です。直すべき場所がひと目で分かり、直すかどうかは上司が決められるからです。
ワンポイント: 上司が社外へ出す文書の不備に気づいたら、場所をはっきり示して本人に確認してもらいます。
詳細解説:
この提案書は、上司が自分の名前で大切な取引先へ送ろうとしている文書です。内容や表現をどう仕上げるかは送り主である上司が決めることなので、秘書は気づいた不備を上司に伝え、確認してもらう形をとります。誤字に気づいたまま黙っていれば、不備のある提案書が取引先に届き、上司や会社の信用に関わります。とはいえ「誤字があります」とだけ伝えると、上司は文書全体を読み返して場所を探すことになり、急いでいるときには見落とすおそれもあります。
誤字の箇所に付箋を貼っておけば、上司はその場所をすぐ確かめられ、手間をかけずに直せます。そのうえで「ご確認いただけますか」と丁寧に頼めば、上司の立場を尊重した伝え方になります。直すかどうか、どう直すかは上司が決め、秘書はその判断に必要な情報を分かりやすく届けます。これが補佐役としての秘書の務めです。
第 21 問海外の取引先の担当者が、予定していた日よりも1日早く来日することになり、急遽、翌日に面談を設定する必要が生じた。秘書としてどのように対応するのが最も適切か。
- A上司に相談せず、秘書の判断だけで面談の日程を決めてしまう
- B翌日の予定を確かめて空き時間を探し、会議室と通訳者の手配を同時に進める
- C予定が急に変わったが、取引先には当初の予定どおりに来てもらうよう連絡し直す
- D急な予定変更で予定していた日程と違うため、対応はできないと断ってしまう
- E上司には、明日の面談は日程的に難しいとそのまま伝えて終わらせる
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正解: B
正解はB（翌日の予定を確かめて空き時間を探し、会議室と通訳者の手配を同時に進める）です。翌日の空き時間を確かめながら、会議室と通訳者の手配を同時に進めることが、急な予定変更に対応する適切なやり方だからです。
ワンポイント: 予定の変更が生じたときは、断る前にまず調整の余地を探し、必要な手配を並行して進める姿勢が秘書には求められます。
詳細解説:
取引先の来日日程が急に早まった場合、秘書がまず行うべきは、翌日にすでに入っている上司の予定を洗い出し、面談に使える空き時間があるかを確認することです。そのうえで、面談の実施に欠かせない会議室の予約と、海外の取引先であれば通訳者の手配を、スケジュール確認と並行して進めます。これらを同時並行で動かすことで、限られた時間の中でも面談実現の可能性を最大限に高められます。
相手の来日が早まっているのに、当初の予定どおり来てもらうよう連絡し直すのは、取引先の都合を無視して日程の再変更を求めることになり、秘書が自社側だけの事情で判断してよい事柄ではありません。また、予定が変わったことを理由に対応そのものを断ってしまうと、取引先との信頼関係を損ないかねず、上司に「無理だ」とだけ伝えても、代案を示さなければ問題の解決にはつながりません。秘書には、変更が生じた状況でも複数の業務を同時に処理し、実現可能な形を組み立てて上司に提案する実務的な機転が求められます。
第 22 問上司が社外での講演を行っている最中に、会場の音響設備に不具合が生じた。同行していた秘書の対応として最も適切なものはどれか。
- A秘書の判断で、聴衆に不具合の説明をする
- B特に何もせず、そのまま様子を見守るにとどめる
- C会場スタッフに状況を伝え、対応を依頼する
- D上司に対し、身振りで講演の中断を伝える
- E秘書自身の手で、音響設備の修理を試みる
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正解: C
正解はC（会場スタッフに速やかに状況を伝え、対応を依頼する）です。音響トラブルのような会場設備の不具合は、その場を管理する会場スタッフに速やかに連絡し、対応を任せることが秘書の役目だからです。
ワンポイント: 秘書は上司の判断や講演の進め方に口を出さず、設備面のトラブルは会場側の管理者に委ねるのが基本です。
詳細解説:
秘書の職務は、上司が本来の仕事に専念できるよう周辺の環境を整え、必要な連絡や手配を滞りなく行うことにある。上司の代わりに判断を下したり、講演の進め方について指示を与えたりすることは、秘書の権限を越える行為であり、避けるべきとされている。音響設備のような会場側の設備に不具合が生じた場合、その修理や代替手段の手配は、会場を管理する立場にあるスタッフの役割である。同行する秘書に求められているのは、状況を速やかに把握し、会場スタッフへ的確に伝えて対応を依頼することで、上司が講演を続けられる環境をできる限り早く取り戻すことである。
自分で修理を試みたり、講演の中断を促したりする行為は、いずれも秘書の職務範囲を超えており、上司の判断に委ねるべき事柄に秘書が先回りして関与することになってしまう。何もせずに様子を見るだけでは、補佐役としての責任を果たしているとは言えない。したがって、会場スタッフへの速やかな連絡と対応の依頼こそが、秘書に求められる適切な行動である。
第 23 問上司の一週間の予定が隙間なく組まれており、このままでは体調を崩してしまうのではないかと秘書は感じている。この場面で秘書が取るべき最も適切な対応はどれか。
- A上司の体調管理は本人が判断することなので、秘書からは特に働きかけない
- B上司の健康を案じ、食事や睡眠のとり方まで秘書が指示して改めさせる
- C上司の体調が心配であることを、同僚の秘書に打ち明けて一緒に考えてもらう
- D上司に断りなく予定のいくつかを取り消し、休める時間を確保しておく
- E「恐れ入りますが、来週のご予定をご相談させていただけますか」と切り出し、調整案を提示する
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正解: E
正解はE（丁寧に相談を切り出し、来週の予定の調整案を提示する）です。丁寧に相談を切り出し、具体的な調整案を示すことで、最終判断を上司に委ねながら過密な予定の見直しを促せるからです。
ワンポイント: 体調への配慮は必要でも、予定を決めるのは上司自身という原則を崩さないことが大切です。
詳細解説:
秘書は上司の健康管理そのものに介入する権限を持たない。体調を案じるあまり、上司の食事や睡眠のとり方にまで秘書が指示を及ぼすことは、この権限の範囲を超えた行き過ぎた対応である。一方で、過密なスケジュールが続けば上司の判断力や仕事の質に影響が及ぶため、秘書として配慮ある働きかけを行うことは補佐業務の一つに含まれる。体調管理は本人が判断することだからと何も働きかけないのでは、過密な予定をそのままにしてしまい、上司が動きやすいように先を読んで支えるという秘書の役割を果たせない。ここで重要なのは、最終的な判断は上司自身に委ねるという姿勢を崩さないことである。丁寧な言葉で相談を切り出し、来週の予定を見直す具体的な調整案を示すことで、上司は自分の意思で予定を組み直すかどうかを選べる。
これは、上司に代わって予定を無断で取り消したり、健康面の不安を第三者に伝えるだけの行動とは異なり、上司の権限を尊重しながら実務面で支援するという秘書本来の立場に沿った対応といえる。上司の意向を確かめながら選択肢を示す姿勢こそが、秘書に求められる配慮である。
第 24 問上司から、まだ公にはなっていない人事異動の内示があったことを聞かされた。秘書としての対応で最も適切なのはどれか。
- A気心の知れた同僚にだけ、そっと異動の話を打ち明けてしまう
- B正式発表まで誰にも話さず、引き継ぎ資料の準備を始めつつ、上司に必要な手配を確認する
- C上司に確認せず、引き継ぎ資料を関係部署へ配布しておく
- D異動先の部署についての情報を、自分なりに集め始めておく
- E後任の秘書が決まるまでは、引き継ぎ資料の作成には手を付けない
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正解: B
正解はB（正式発表まで口外せず、引き継ぎ準備を始めつつ必要な手配を上司に確認する）です。正式発表前の人事異動は公にできない情報であるため、秘書は口外せずに引き継ぎの準備を進めながら、必要な手配について上司に確認することが求められます。
ワンポイント: 内示は正式発表までは外に出さない情報として扱い、その範囲内でできる準備を進めます。
詳細解説:
人事異動の内示は、会社として正式に発表する前の段階にある情報であり、当事者や関係者以外に伝わることは避けなければならない。親しい同僚であっても話してしまえば、情報が広がり会社の発表よりも先に事実が知られる事態を招きかねない。上司に確認せずに引き継ぎ資料を関係部署へ配布することも、その部署に正式発表前の異動を知らせてしまうため、同僚に打ち明けるのと同じく機密を漏らす行為になる。
一方で、内示を受けた事実を知りながら何もしなければ、実際に異動が決まった際の引き継ぎに支障が出るおそれがある。そこで、正式発表までは口外しないという原則を守りながら、引き継ぎ資料の準備という自分の職務の範囲内でできる作業に着手し、必要な手配があるかどうかを上司に確認しておくことが、機密の保持と実務上の備えを両立させる対応になる。異動先の情報を自分から集めに行く必要はなく、あくまで上司からの指示や確認を軸に動く姿勢が求められる。
第 25 問感情的になりやすい上司が部下と面談する予定がある。この面談を控え、秘書が事前にできる最も適切な配慮はどれか。
- A上司の機嫌が良い時間帯に面談を組み、相手の状況メモを事前に用意しておく
- B上司本人の判断に任せず、面談で取り上げる議題も秘書が代わりに決めておく
- C面談の前に、上司へ「どうか冷静に対応してください」と直接伝える
- D面談を受ける部下に対し、「上司は感情的になりやすいから注意して」とあらかじめ知らせておく
- E秘書が面談に同席し、上司に代わって部下へ注意する
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正解: A
正解はA（上司の機嫌が良い時間帯に面談を組み、相手の状況メモを事前に用意しておく）です。機嫌の良い時間帯に面談を設定し、相手の状況メモを事前に用意しておくことが、上司の判断に立ち入らずに面談を円滑に進める準備になるからです。
ワンポイント: 感情面への直接的な助言ではなく、環境づくりで支援するのが秘書の役割です。
詳細解説:
秘書は上司本人の性格や感情の動きに直接干渉することはできないが、面談が円滑に進むよう環境や条件を整えることは補佐業務として認められている。上司が感情的になりやすい傾向があるとわかっている場合、面談の時間帯を上司の機嫌が比較的良いと見込まれる時間に設定することは、対立や緊張を避けるための現実的な工夫である。あわせて、面談相手である部下の状況をまとめたメモを事前に用意しておけば、上司は相手の事情を踏まえたうえで冷静に話を進めやすくなる。
こうした間接的な準備は、上司へ直接助言したり面談相手に注意を促したりする行為とは異なり、上司の判断や進め方に立ち入らずに面談の質を高める、秘書としての適切な支援の形である。こうした事前の配慮が、面談当日の上司の落ち着いた対応につながる。
